Work References Contents

The contents of a German work reference (Zeugnissprache) are generally standard formulations used in qualified certificates. They enable employers to make a final assessment of the conduct and performances of the employee. The standard patterns of these work references are constantly changing, so that no fixed sample is possible.

Reference codes in Germany

Examples of evaluations using German “reference codes” explicated in English:

  • Work performances [Arbeitsleistung]
  • Organization at work and achievements [Arbeitsweise und -erfolg]
  • Behavior with superiors, subordinate employees, colleagues and customers [Verhalten gegenüber Vorgesetzen und Mitarbeitern]
  • Leadership qualities [Führungsqualitäten]
  • Credits [Danksagungen]
  • Termination [Trennungsformeln]
  • Hidden Information [Versteckte Hinweise]

 

Work Performances: Score:
“Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt.” 1 = Excellent
“Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt.” 2 = good
“Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer Zufriedenheit erledigt.” 3 = satisfactory
“Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erledigt.” 4 = sufficient
“Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt.” 5 = insufficient
“Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen versucht “ 6 = inadequate

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Organization at work and achievements: Score:  
“Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben stets mit größter Sorgfalt und Genauigkeit erledigt.” 1 = Excellent    
“Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben stets mit großer Sorgfalt und Genauigkeit erledigt.” 2 = good  
“Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben stets mit Sorgfalt und Genauigkeit erledigt.” 3 = satisfactory  
“Herr X hat die ihm übertragenen Aufgaben im Allgemeinen mit Sorgfalt und Genauigkeit erledigt.” 4 = sufficient  

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Behavior with superiors, subordinate employees, colleagues and customers: Score:  
“… stets einwandfrei (vorbildlich)” oder
“Durch seine charakterliche Integrität (Vertrauenswürdigkeit) trug Herr X in höchstem Maße zu einem guten Betriebsklima bei. Er war bei Geschäftsführung und Mitarbeitern gleichermaßen sehr anerkannt und beliebt.”
1 = Excellent  
“… einwandfrei” oder
“Durch seine Integrität und sein aktives und kooperatives Wesen trug Herr X wesentlich zu einem guten Betriebsklima bei. Er war bei Geschäftsführung und Mitarbeitern gleichermaßen sehr anerkannt und beliebt (geschätzt).” oder
“Durch sein Wesen und seine Vertrauenswürdigkeit …”
2 = good  
“Aufgrund seines kooperativen Wesens (verbindlichen Verhaltensweise) war Herr X bei  Geschäftsführung und Mitarbeitern anerkannt und geschätzt.” 3 = satisfactory  
“Zufriedenstellend” oder
“… allseits anerkannt.”
4 = sufficient  
“Insgesamt einwandfrei” oder
“Aufgrund seiner kooperationsgeneigten Art war Herr X bei Geschäftsführung und Mitarbeitern anerkannt.” oder
“Aufgrund seiner verbindlichen Verhaltensweise war Herr X allseits anerkannt und geschätzt.”
5 = insufficient  

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Leadership qualities: Score:  
“Herr X verstand es stets, seine Mitarbeiter zu überzeugen und zu motivieren, so, dass er alle ihm übertragenen Aufgaben mit großem Erfolg verwirklichen konnte.” 1 = Excellent  
“Er konnte seine Mitarbeiter überzeugen und förderte die Zusammenarbeit.” 2 = good  
“Er führte seine Mitarbeiter zielbewusst zu überdurchschnittlichen Leistungen.” 3 = satisfactory  
“Er motivierte seine Mitarbeiter.” 4 = sufficient  

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Credits: Score:
“Wir bedauern den Verlust von Herrn X und bedanken uns bei ihm für die stets sehr gute und produktive Zusammenarbeit.” oder
“Er hat das Unternehmen entscheidend nach vorne gebracht.”
1 = Excellent
“Wir bedauern eine so gute Kraft (Fach-, Führungs-) zu verlieren und sind für die stets gute Leistung (Leitung) zu großem Dank verpflichtet.” 2 = good
“Wir bedauern, eine so gute Kraft (Fach-, Führungs-) zu verlieren und danken für die gute Leistung (Leitung, Zusammenarbeit).” 3 = satisfactory
“Wir bedanken uns für …” 4 = sufficient
“Wir können unseren Dank für die stete Arbeitsbereitschaft nicht versagen.” oder
“Für das stete Bestreben (Interesse) an der Zusammenarbeit bedanken wir uns.”
5 = insufficient

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Termination of the employment relationships: Meaning:
“Herr X verläßt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch.” Notice of termination given by employee
“Das Arbeitsverhältnis endete am xx.xx.xx” Notice of termination given by employer
“Das Arbeitsverhältnis endet im besten beiderseitigen Einvernehmen.” By mutual agreement
“… einvernehmlich getrennt” The employer put pressure on the termination of the employment relationships.

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Hidden Clues: It could mean:
“Durch sein aufgeschlossenes Wesen war Herr X bei Mitarbeitern gern gesehen.” Chatty guy/tattletale
“Durch sein fröhliches Naturell war Herr X bei Mitarbeitern gern gesehen.” The life and soul of the office
“Herr X bewältigte Aufgaben (stets) im Alleingang.” Individualist, not team-minded
“Herr X verstand es stets aufgrund seiner ausgeprägten Kooperationsbereitschaft seine Kollegen in eigene Arbeitsabläufe erfolgreich einzubinden.” Most of the time, need help/cooperation from other colleagues

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Why there is a sort of code in German references certificates?

 

A reference certificate must be truthful and complete, but the employer must not hinder the further working progress of the employee. In order to express the requested information –that are not always pleasant to hear- , the employer has to write in this sort of “codified language”.

A reference certificate must meet the following requirements:

  • Truthfully
  • Benevolently
  • Completeness
  • Comprehensive judgments
  • Generally Understandable sentences
  • No Insults or Devaluations are allowed

 

The certificate must not be an obstruction to the employee. However, unfavorable circumstances, such as failed exams, are to be mentioned.

 

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